Comment organiser une fête surprise pour un anniversaire?
Vous avez envie de faire plaisir et de surprendre des amis, votre partenaire ou un membre de votre famille pour son anniversaire ?
C’est excitant d’organiser une fête et encore plus quand celle-ci doit être tenue secrète ! Voici pour vous quelques conseils en 10 étapes pour ne rien oublier et réaliser une fête surprise inoubliable.
- Quel thème choisir pour la soirée ?
Il est toujours sympathique de choisir un thème pour une fête surprise, voir même primordial ! Un thème permet de créer de la cohérence et une sensation qualitative auprès de tous les invités.
Le thème de la fête doit évidemment être en accord avec les centres d’intérêt et passions de la personne pour qui vous organiser la fête ! Exemple de thème : « cinéma » pour un(e) cinéphile, « plage » pour un(e) fan de soleil et sable chaud, « kermesse » pour une personne qui aime les petits jeux comme la pêche au canard et les fléchettes …..
Une fois le thème choisi, il sera plus facile de choisir le lieu, la déco et les victuailles !
Un thème permet aussi à toutes les personnes présentes d’échanger et d’aller plus facilement vers les autres, le thème participe à la convivialité.
- Qui inviter ?
Il faut choisir les invités en fonction des préférences de la personne pour qui vous organiser la fête, si c’est une personne qui préfère les petits comités aux grandes assemblés, il faudra inviter peu de monde : quelques amis et/ou la famille proche.
A l’inverse, il est possible aussi d’inviter tous les amis mais également les collègues et la famille au sens large. Si malheureusement, dans sa famille ou ses amis, certaines personnes ne s’entendent pas, il vous faudra réunir les personnes concernées afin de les avertir sur d’éventuels mauvais comportements qui pourraient gâcher la soirée. Pendant la soirée, il vous faudra être vigilant pour que ces personnes ne soient pas placées à côté et n’interagissent pas ensemble.
Pensez à prévenir les invités plusieurs mois à l’avance pour qu’ils bloquent la date sur leur agenda. C’est là que ça devient compliqué : plus vous avertissez les invités à l’avance, plus il y a de risques qu’ils vendent la mèche et la surprise tombe à l’eau… Bien sûr, briefez et rebriefez les invités pour éviter les gaffes…C’est une fête SURPRISE !
Si vous voulez éviter les gaffes, prévenez les invités le plus tard possible, mais dans ces conditions, c’est dur d’avoir tout le monde…
- Trouver un lieu propice à une fête surprise ?
En fonction du thème choisi, et du nombre d’invités, vous aurez peut être envie de privatiser un restaurant ou un bar, ou peut-être louer une salle des fêtes, ou une salle dans un domaine, une ferme, un chateau. Peut-être qu’il sera aussi bien plus pratique de réaliser une fête surprise chez vous, chez des amis ou chez un membre de la famille…
Cela dépend de votre budget… mais sachez qu’il est facile et pas cher de réserver une salle des fêtes auprès d’une mairie, les prix sont généralement attractifs pour les riverains.
L’avantage de la salle est qu’elle dispose de tout le nécessaire : un bar, une cuisine équipée, une scène et une piste de danse.
Si vous êtes un plus petit comité, vous pouvez aussi réserver un gîte ! Cela permet à tous les invités de dormir sur place et de pouvoir organiser une activité le lendemain.
Si vous organiser votre fête surprise en extérieur pendant l’été, vous pouvez également sonder vos amis qui possèdent un grand terrain ou réserver des terrains aménagés avec barbecue et table de pique-nique et le top du top : privatiser une plage. Mais attention aux caprices de la météo, pensez à prévoir un lieu où vous abriter et continuer la fête en cas de pluie !
- Garder le secret !
La chose la plus excitante dans l’organisation d’une soirée surprise est bien sûr de garder le secret le plus longtemps possible. Il faut être doué dans l’art de manier les subterfuges et savoir mentir un peu, vous serez pardonné ! Tout d’abord, il faut bien préciser et insister dans les invitations que c’est une fête SURPRISE.
Ensuite, c’est capital : il faut prévoir une soirée fictive pour la personne à qui vous faites la surprise, pour être sûr qu’elle soit disponible en temps voulu. Vous imaginez si elle est partie en vacances !!!! c’est balot !
Le jour J, n’oubliez pas de faire garer les voitures loin du lieu de rendez-vous pour ne pas gâcher la surprise à quelques secondes près.
Si la fête surprise est pour votre conjoint et que vous partagez votre ordinateur, faites attention à vos recherches sur internet ou à vos conversations sur les réseaux sociaux.
Il est possible également de créer une adresse mail spécialement pour l’événement pour communiquer avec les invités.
- Organisation de la soirée
Ne pensez pas que vous pouvez tout faire tout seul… Faites-vous aider avant et après la soirée. C’est pour cette raison, qu’il ne faut pas hésiter à solliciter ses amis et à bien répartir les tâches. Pour cela, vous pouvez réaliser une liste des choses à faire avant et pendant l’événement. Par exemple, une personne chargée de la déco, une personne pour accueillir les invités, une personne qui s’occupe de la musique, une personne qui s’occupe de prendre des photos et des vidéos.
Avant la soirée, il faut penser : Au menu, à la déco, à la musique et aux animations. Pensez à tout personnaliser !
- Qu’est-ce qu’on mange ?
La nourriture et les boissons correspondent au thème et donnent une orientation forte à votre fête. Si le thème est « cowboy », ne servez pas des sushis !
Plusieurs formules : le repas assis. En fonction de vos invités et de la personne pour qui vous organisez la fête surprise, vous pouvez choisir un repas classique à table. Si vous avez privatisé un restaurant, c’est bien ! Sinon, si les invités sont nombreux, c’est beaucoup de travail en perspective derrière les fourneaux et du travail pour servir tout le monde au même moment… A vous de voir ! si vous avez le budget, prévoyez un traiteur pour profiter de la fête vous aussi !
La formule plus souple est le buffet qui sera apprécié par la plupart des personnes, car chacun se sert comme il veut et retourne s’assoir à table.
Sinon, vous avez aussi l’alternative de l’apéritif dînatoire, tout simplement qui généralement se consomme debout. Vous n’avez donc pas besoin de dressez de table… Cette option sera certainement beaucoup plus abordable en terme de prix et d’organisation.
Si vous avez le temps et peu de moyens, vous pouvez réaliser de grands saladiers de punch ou de sangria, des petites brochettes tomates-fromage-olive, des brochettes de fruits variés, des toasts de tapenade et de rillettes, des gâteaux apéritifs feuilletés à tremper dans une sauce chili et des chocolats. C’est simple mais efficace !
Attention, prévoyez le temps de faire les courses à plusieurs pour remplir les caddies !
- La décoration
Ne négligez pas la décoration, cela fait partie de la fête et favorise la convivialité ! En fonction de votre budget, vous pouvez recréer le chateau des 1001 nuits ou simplement habiller le lieu pour rappeler le thème de la fête.
C’est partie pour aller chercher dans la nature des éléments de déco. Exemple : si votre thème est « la ferme », vous pouvez prélever des branchages dans la forêt, demander de la paille à un agriculteur, cueillir des fleurs des champs et faire de jolis petits bouquets sur la table du buffet. C’est gratuit et c’est joli !
Autre exemple : si la personne pour qui vous organisez la fête est un peu artiste, vous pouvez fabriquer de jolis menus sur des chevalets, décorez les tables avec quelques pinceaux et tubes de couleurs (la personne que vous fêtez pourra récupérer les pinceaux et la peinture, c’est cadeau !)
Pour une déco plus simple et surprenante : il est possible de décorer la salle avec des objets qui appartiennent à la personne pour qui vous organisez la fête ! ou des objets qui lui rappellent des bons souvenirs.
Enfin, il est aussi facile de réaliser une frise chronologique avec des photos à l’aide d’un fil de pêche et des mini-épingles, c’est sympa et ça ne coûte rien.
- Le choix des animations
Le choix de la musique est primordial, il va « ambiancer » la soirée. Vous pouvez payer les services d’un DJ ou louer une sono si quelqu’un peut assurer aux platines ! Vous pouvez créer une playlist avec votre musique, c’est aussi une bonne solution ! Il faut bien penser à passer tous les styles de musique, en fonction des invités, afin de faire plaisir à tout le monde !
Concernant les animations, en cours de soirée, vous pouvez mettre en place des jeux qui ne demandent aucune préparation au préalable comme les chaises musicales ou ramener un objet le plus rapidement possible.
Si vous maîtrisez les logiciels de vidéo, vous pouvez toujours réaliser une petite vidéo ou un montage photo qui fera toujours son effet ! Mais attention, pas plus de 10 minutes, sinon c’est trop long !
Et enfin, le nec plus ultra, une chanson personnalisée chantée par tous les invités, ou un petit groupe ! C’est la séquence émotion ou rigolade à ne pas manquer et un souvenir à jamais !
Avant, il fallait se sentir l’âme d’un auteur, pour écrire une chanson en rassemblant les souvenirs et les anecdotes ! Mais maintenant il y a www.chansonpersonnalisee.com ! Il suffit en quelques clics de donner les infos et vous recevez la chanson 100% personnalisée sur la musique de votre choix ! Il ne vous reste plus qu’à imprimer les paroles pour les invités et vous entraîner à chanter en attendant le jour J.
- Le cadeau ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
-vous pouvez demander aux invités une somme qui permettra d’aider pour les courses, la location de la salle et tous les frais ET acheter un cadeau en commun.
– vous pouvez prendre en charge tous les frais vous-même et dans ce cas vous demandez aux invités de venir chacun avec un cadeau ou acheter un cadeau en commun auquel vous n’êtes pas obligé de participer.
Pour le cadeau commun, vous pouvez créer une cagnotte en ligne afin de rassembler toutes les contributions des invités.
Le choix du cadeau est important, mais finalement pas primordial, car c’est la surprise et toutes les marques d’attention que la personne reine de la fête retiendra.
Le moment idéal pour offrir le cadeau c’est avant le dessert pour rassembler tous les invités avant que certains ne commencent à partir.
- LE JOUR J
Si vous organisez tout, gardez-en le moins possible pour le jour J. Les victuailles doivent être prêtes, ce n’est plus le moment de cuisiner !
Décorez la salle si ce n’est pas encore fait et faites vous beau/belle.
Assurez-vous que la personne pour qui vous organisez la fête est occupée toute la journée par un complice et si possible loin des préparatifs…
Afin de ne pas croiser la personne (pour laquelle la fête est organisée) sur la route, demandez aux invités de venir 30min en avance, voire plus, pour ceux qui ont l’habitude d’être en retard.
Créez la surprise à son arrivée : avec des confettis quand il/elle arrive ou plus simplement en restant dans le noir et allumant la lumière d’un coup.
Ça y est après des mois de stress et de préparation, c’est le grand moment.
Il/Elle rentre, ébahi(e), il/elle n’avait rien vu venir, et vous n’avez plus qu’à laisser la magie opérer.
C’est OK ? Alors, c’est à vous de jouer ! En suivant ces 10 étapes, vous organiserez une fête-surprise inoubliable !